有用な電話代行か見極めるため、お試しサービスを利用する

実際のサービスと実務の親和性を確認

電話代行サービスにはお試しプランが導入されていることがあります。おおよそ二週間～一ヶ月程度ですが、実際の使用感や実務との連動性をしっかりと確認しておきましょう。特に、オペレーターが間違った名乗りや対応をしていないか、取り次ぎ方に問題はないか、お客様や取引先とのトラブルが発生しないか、受付業務はどこまで請け負ってもらえるか、といった点は注意深く確認しておきましょう。電話代行サービスは期間を決めて契約をすることが多いため、一度契約を結んでしまってから「ここが不満」と思う点を見つけても、即座に改善したり、別の業者に依頼をしたりするのが難しい場合があります。実際にお試しサービスで導入してみて、想定通りのサービスを提供してもらえるかを確認しておきましょう。

お試しサービスはあえて思い切った時期に

お試しサービスの期間はおおよそ二週間～一ヶ月程度です。なるべく長い期間の方が確認もしっかりと行えるのですが、二週間では駄目なのかと言えばそうではありません。重要なのはどの時期にお試しサービスを体験するかです。「お試しだから業務や問い合わせの少ない時期に様子を見て……」と思ってしまいがちですが、あえて月末月初などの繁忙期に頼むのも一つの手です。実際に契約するとなると、否が応でもいずれはそういった時期に電話代行サービスを行ってもらうことになります。いざその時になって「オペレーターが対応しきれなかった」「トラブルが頻発した」となっては目も当てられません。繁忙期でもきっちりと対応できるのか、を見極めるためにも、お試しサービスはあえて挑戦的な時期にお願いしてみましょう。